El reporte SOC 2 fue desarrollado por el American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), una organización profesional de contadores públicos certificados en Estados Unidos. Su objetivo es establecer un mecanismo estandarizado para revisar los controles internos de las organizaciones de servicios, una necesidad que se ha vuelto cada vez más relevante en el contexto de un mundo globalizado y digital.

La primera versión de los reportes SOC 2 fue publicada en 2011. Desde entonces, han evolucionado para incorporar mejoras en materia de seguridad, abordar nuevos riesgos y adaptarse a los constantes cambios en las regulaciones relacionadas con la privacidad y la protección de datos.

Para realizar un reporte SOC 2 se utiliza el estándar denominado “Trust Services Criteria” (TSC). Este estándar establece los criterios de confianza para evaluar la seguridad, disponibilidad, integridad de procesamiento, confidencialidad y privacidad de la información. Es utilizado por auditores externos para analizar y validar la capacidad de una organización para proteger información confidencial y cumplir con los estándares de seguridad y privacidad establecidos. La última versión de este estándar es el “2017 Trust Services Criteria for Security, Availability, Processing Integrity, Confidentiality, and Privacy (con puntos revisados de enfoque – 2022)”.

Adicionalmente, los reportes SOC 2 se elaboran bajo los estándares AT-C 105 y AT-C 205, que forman parte de las Statements on Standards for Attestation Engagements (SSAE) y que establecen las bases para los compromisos de atestiguación

► AT-C 105: Define los principios generales que deben cumplir los auditores, como la independencia, la adecuada aceptación del compromiso y las responsabilidades en la planificación y ejecución del examen.

► AT-C 205: Proporciona los lineamientos para evaluar las afirmaciones de la organización, garantizando que se recopile evidencia suficiente y se emita un informe claro y fundamentado.

Estos estándares, junto con el Trust Services Criteria, aseguran que los reportes SOC 2 sean realizados de forma rigurosa y confiable, cumpliendo con las expectativas de las organizaciones y sus clientes.

Una organización de servicios es una empresa que proporciona servicios especializados a otras empresas (modelo B2B), ayudándolas a cumplir con sus objetivos operativos, estratégicos o regulatorios. Esto resulta especialmente valioso en áreas donde la empresa contratante no posee la experiencia o los recursos necesarios para ejecutar el servicio internamente. En el contexto actual, marcado por la globalización y la digitalización, este tipo de relaciones comerciales se ha vuelto cada vez más común, especialmente en sectores tecnológicos y de servicios basados en la nube.

En la actualidad hay muchas empresas que son llamadas a contar con reportes de control interno, ya que dentro de su gestión de forma directa o indirectamente tratan información de sus clientes, por lo tanto, se vuelven responsables de su gestión. Las siguientes son algunos tipos de empresas que son aplicables a considerar un reporte SOC 2 como parte de su proceso de crecimiento y generación de confianza.

► Proveedores de servicios en la nube (Cloud Service Providers): Plataformas de infraestructura como servicio (IaaS), software como servicio (SaaS) y plataformas como servicio (PaaS).

► Empresas de tecnología de la información (TI): Proveedores de servicios gestionados (MSP) y consultoras en tecnología.

► Organizaciones de almacenamiento de datos: Servicios de almacenamiento en la nube y centros de datos.

► Empresas de procesamiento de datos financieros: Proveedores de servicios de nómina, contabilidad o procesamiento de pagos.

► Empresas de marketing digital: Plataformas de gestión de datos de clientes (CDP) y servicios de análisis de comportamiento.

► Proveedores de servicios de recursos humanos: Empresas de reclutamiento y gestión de talento que manejan información confidencial de empleados.

► Proveedores de soluciones de seguridad: Servicios de monitoreo y gestión de ciberseguridad.

► Empresas de salud y tecnología médica: Proveedores de software de historia clínica electrónica (EHR) y plataformas de telemedicina.

► Organizaciones de comercio electrónico: Proveedores de plataformas para transacciones en línea que procesan grandes volúmenes de datos personales y financieros.

► Empresas que manejan datos sensibles: Organizaciones que procesan, almacenan o transmiten información confidencial de sus clientes, como firmas legales o de seguros.

Una organización de subservicios es una entidad externa contratada por una organización de servicios para realizar funciones o procesos específicos que impactan directamente en la prestación de servicios a sus clientes. En este modelo de tercerización, la organización de servicios delega ciertas operaciones a la organización de subservicios, lo que significa que esta última influye en la calidad, seguridad y cumplimiento de los servicios ofrecidos al cliente final.

Dado que las organizaciones de subservicios desempeñan un papel crítico en la cadena de prestación de servicios, es fundamental que sean evaluadas por la organización de servicios para garantizar que mantienen un ambiente de control adecuado. Una forma común de llevar a cabo esta evaluación es mediante el uso de un reporte SOC 2, que analiza los controles que gestiona la organización de subservicios.

Un auditor de servicios es una firma o entidad independiente, generalmente una firma de contabilidad o auditoría registrada, que realiza evaluaciones formales de los sistemas y controles de una organización, específicamente para cumplir con estándares como SOC 1, SOC 2 o SOC 3. En el contexto de SOC 2, un auditor de servicios evalúa si los controles de una organización están diseñados, implementados y operando de manera efectiva para cumplir con los criterios de confianza definidos por el AICPA (American Institute of Certified Public Accountants).

Las entidades usuarias son las organizaciones o empresas que utilizan los servicios de un proveedor de servicios (también conocido como entidad de servicios) y que dependen de estos servicios para operar o cumplir con sus propias necesidades de control interno, seguridad y cumplimiento. Las entidades usuarias suelen ser clientes del proveedor de servicios y, como tales, tienen un interés directo en los informes SOC 2 que este último proporciona.

Los reportes SOC 2 se basan en los Trust Services Criteria (TSC) definidos por el AICPA. Estos criterios proporcionan un marco estandarizado para evaluar los controles internos de una organización de servicios, garantizando el cumplimiento de los controles necesarios para proteger la información y gestionar los riesgos del servicio y de la organización de servicios de manera efectiva.

A continuación, Next Audit & Consulting presenta los cinco criterios de confianza utilizados en un reporte SOC 2, los cuales suelen ser objeto de revisión en este tipo de evaluaciones:

► Seguridad (Security): Este criterio asegura que los sistemas y datos están protegidos contra accesos no autorizados, tanto físicos como lógicos, que puedan comprometer su confidencialidad, integridad o disponibilidad. Incluye controles como el uso de firewalls, sistemas de autenticación multifactor y políticas de seguridad para la protección de redes y datos sensibles.

► Disponibilidad (Availability): Se enfoca en garantizar que los sistemas estén disponibles para operar según lo pactado en los acuerdos de nivel de servicio (SLA). Esto incluye la implementación de planes de continuidad del negocio, recuperación ante desastres, y el monitoreo proactivo del rendimiento de los sistemas.

►  Integridad de procesamiento (Processing Integrity): Evalúa que los sistemas procesen los datos de manera completa, precisa, oportuna y autorizada. Esto se logra mediante controles de validación de entradas y salidas, monitoreo de procesos automatizados, y gestión de errores en las transacciones.

► Confidencialidad (Confidentiality): Busca proteger la información clasificada como confidencial, asegurando que solo las personas autorizadas tengan acceso a ella. Esto incluye la encriptación de datos, restricciones de acceso y políticas para la eliminación segura de información.

►  Privacidad (Privacy): Se centra en la protección de la información personal, asegurando que se maneje de acuerdo con principios como la transparencia, el consentimiento informado y la seguridad. Las organizaciones deben implementar políticas de privacidad claras, mecanismos para gestionar datos personales y procedimientos para atender solicitudes de acceso o eliminación de datos.

Estos criterios se utilizan para evaluar la efectividad de los controles internos de una organización de servicios y determinar su capacidad para proteger la información y mantener una operación confiable y segura.

De acuerdo con la experiencia de Next Audit & Consulting en la implementación y auditoría de reportes SOC en Latinoamérica, se ha identificado que una de las preguntas más frecuentes entre los empresarios es: “¿Por qué debería considerarse la preparación de un reporte SOC 2, más allá de ser una exigencia de un cliente?” Esta pregunta refleja una percepción común: muchas empresas consideran que los aspectos de seguridad son secundarios frente a prioridades como la innovación y la calidad del servicio.

Sin embargo, la experiencia ha demostrado que esta visión puede limitar el crecimiento de una organización, especialmente cuando se busca ingresar con éxito al mercado global o establecer relaciones comerciales con grandes empresas. Como expertos en estos temas, Next Audit & Consulting enfatiza los beneficios clave que un reporte SOC 2 puede aportar a una organización de servicios. Aunque no siempre es fácil transmitir esta importancia, a continuación, se presentan las principales razones por las cuales invertir en un reporte SOC 2 es una decisión estratégica:

−     Apertura a nuevos mercados y clientes globales: Contar con un reporte SOC 2 es un pasaporte para competir en mercados globales y acceder a grandes corporaciones. Muchas empresas internacionales exigen este reporte como requisito para incluir a un proveedor en su cadena de servicios, facilitando contratos con clientes de mayor envergadura.

−     Posicionamiento como líder confiable en la industria: Un reporte SOC 2 no solo refleja el cumplimiento de estándares técnicos, sino que también proyecta una imagen de confianza y profesionalismo. Esto posiciona a la empresa como un líder en su sector, diferenciándola de competidores que no pueden ofrecer el mismo nivel de garantías.

−     Fortalecimiento de las relaciones con los clientes actuales: Al demostrar que se toman en serio la seguridad, la privacidad y la integridad de los servicios, se refuerza la fidelidad de los clientes existentes. Esto genera relaciones comerciales más sólidas y duraderas, lo que es fundamental para el crecimiento sostenido.

−     Acceso a sectores e industrias reguladas: Industrias como la financiera, Telecomunicaciones, la de salud o la tecnología tienen estrictos requisitos de cumplimiento. Por lo tanto un reporte SOC 2 permite que la empresa cumpla con estas expectativas, ampliando sus oportunidades en sectores de alta demanda.

−     Reducción de riesgos y preparación para el futuro: La preparación de un reporte SOC 2 obliga a evaluar, mejorar y documentar controles internos, lo que reduce significativamente el riesgo de incidentes de seguridad. Al mismo tiempo, posiciona a la empresa para enfrentar desafíos futuros en un entorno regulatorio y tecnológico en constante cambio.

−     Mejora de la competitividad: En un mercado saturado, la capacidad de demostrar prácticas sólidas de seguridad puede ser el factor diferenciador para cerrar un negocio. El reporte SOC 2 no solo ayuda a ganar confianza, sino que también impulsa el reconocimiento como una empresa preparada y orientada al futuro.

−     Optimización de procesos internos: Durante la preparación del reporte, se identifican áreas de mejora en los procesos y controles internos. Esto no solo beneficia la seguridad, sino que también aumenta la eficiencia operativa, lo que puede traducirse en menores costos y mayor capacidad de innovación.

−     Atracción de socios estratégicos e inversionistas: Los socios estratégicos e inversionistas valoran enormemente a las empresas que priorizan la seguridad y la transparencia. Un reporte SOC 2 demuestra este compromiso, aumentando la credibilidad y haciendo a la empresa más atractiva para futuras alianzas o inversiones.

−     Aceleración del crecimiento sostenible: En un entorno donde la confianza es clave, un reporte SOC 2 actúa como un acelerador del crecimiento empresarial. Ayuda a construir una base sólida de prácticas confiables y sostenibles, alineadas con los estándares globales y las expectativas de clientes y reguladores.

“En un mundo donde la confianza es clave, un reporte SOC 2 transforma la seguridad en una ventaja competitiva.”

Cuando se busca literatura sobre los reportes SOC 2, la mayoría de las fuentes suelen centrarse en el cumplimiento desde la perspectiva de la seguridad y la privacidad. Sin embargo, existe una realidad que pocos conocen: el propósito principal de estos reportes es brindar confianza a las partes interesadas, respondiendo dos preguntas clave.

−     ¿El servicio ofrecido es seguro?

−     ¿La Organización de servicios que presta el servicio ofrecido es una entidad segura desde el punto de vista de control interno?

Para la primera pregunta ya entendimos que para realizar un reporte SOC 2 la Organizaciones de servicios deben implantar controles relacionados con los cinco criterios de confianza definidos por el Trust Services Criteria (TSC) y que describí anteriormente. Sin embargo, para resolver la siguiente pregunta las empresas deben realizar una preparación para mejorar su ambiente de control según Trust Services Criteria (TSC) bajo los criterios de confianza CC1 a CC5 (Criterios Comunes), los cuales son basados en el marco de control interno COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) y para el cual se evalúan los siguientes 17 principios en cinco dominios a nivel organizacional:

1.    Entorno de Control (Control Environment) – CC1

Este componente establece la base para todos los demás elementos del sistema de control interno. Define el tono ético de la organización, el compromiso de la dirección y la estructura necesaria para implementar controles efectivos.

Principios:

1.    Compromiso con la integridad y los valores éticos: La organización debe establecer estándares éticos claros y garantizar que los empleados los comprendan y sigan.

2.    Supervisión independiente: Debe haber una junta directiva u órgano de supervisión independiente que controle las estrategias y responsabilidades.

3.    Estructuras y responsabilidades claras: Es esencial definir roles, líneas de reporte y autoridad dentro de la organización.

4.    Compromiso con la competencia: La organización debe contratar, desarrollar y retener personal competente.

5.    Responsabilidad: Cada empleado debe asumir la responsabilidad de cumplir con su rol y las expectativas de la organización.

2.    Evaluación de Riesgos (Risk Assessment) – CC2

Este componente identifica, analiza y gestiona los riesgos que pueden afectar los objetivos de la organización. Es crítico en el entorno actual, donde las amenazas pueden surgir tanto interna como externamente.

Principios:

2.    Especificación de objetivos claros: Los objetivos deben estar alineados con la misión y la estrategia de la organización.

3.    Identificación y análisis de riesgos: La organización debe identificar riesgos que puedan afectar sus objetivos y desarrollar planes para mitigarlos.

4.    Evaluación de riesgos de fraude: Es fundamental identificar posibles escenarios de fraude y establecer controles para prevenirlos.

5.    Identificación de cambios significativos: La organización debe monitorear los cambios que puedan impactar su sistema de control interno.

3.    Actividades de Control (Control Activities) – CC3

Son las políticas y procedimientos que aseguran que las directivas de la dirección se implementen correctamente, garantizando el cumplimiento de objetivos.

Principios:

6.    Selección de actividades de control: Implementar políticas y procedimientos efectivos que respalden las directrices de la administración.

7.    Controles generales de tecnología de la información: Garantizar la seguridad y la integridad de los sistemas de TI claves para el servicio.

8.    Evaluación de riesgos mediante políticas y procedimientos: Asegurar la eficacia de los controles internos en la gestión de riesgos.

4.    Información y Comunicación (Information and Communication) – CC4

Este componente asegura que la información fluya de manera efectiva dentro y fuera de la organización, permitiendo la toma de decisiones informadas y el cumplimiento de objetivos.

Principios:

9.    Uso de información relevante: Identificar y utilizar información necesaria para lograr los objetivos.

10. Comunicación interna: Asegurar una comunicación efectiva a todos los niveles organizacionales.

11. Comunicación externa: Divulgar información relevante a partes externas de manera oportuna y precisa.

5. Monitoreo de Actividades (Monitoring Activities) – CC5

Involucra el seguimiento continuo y las evaluaciones independientes de los controles internos para asegurar su efectividad.

Principios:

16. Evaluaciones continuas y/o separadas: Monitorear regularmente la efectividad de los controles internos.

17. Comunicación y corrección de deficiencias: Identificar, comunicar y corregir deficiencias en los controles de manera oportuna.

El marco COSO y sus principios ofrecen una base sólida para establecer un sistema de control interno efectivo, ajustado a las necesidades y el tamaño de cada organización. Aunque cumplir con un reporte SOC 2 puede parecer un desafío extenso, con un compromiso claro y una visión estratégica, es posible integrar estos requisitos en la operación diaria y lograrlo de forma exitosa, fortaleciendo la confianza y el crecimiento de la empresa.

Una de las preguntas más comunes de quienes buscan obtener su primer reporte SOC 2 es si contar con una certificación ISO 27001 les garantiza el éxito. A menudo, estas consultas vienen acompañadas de comentarios como: “Somos una empresa certificada en ISO 27001”, con la intención de sugerir que ya tienen el camino resuelto. Sin embargo, aunque la certificación en ISO 27001 es un recurso valioso, no garantiza automáticamente un buen resultado en un reporte SOC 2.

La realidad es que, si bien ISO 27001 proporciona una base sólida para gestionar la seguridad de la información, el enfoque de un reporte SOC 2 es más amplio y exige demostrar la efectividad del diseño y la operación continua de los controles, no solo la existencia de un sistema de gestión. Mientras que ISO 27001 se centra en la protección de los activos de información y la operación del sistema de gestión de seguridad de la información SGSI, SOC 2 abarca los cinco criterios de confianza definidos por el Trust Services Criteria (TSC): seguridad, disponibilidad, integridad de procesamiento, confidencialidad y privacidad, aplicado solo los controles claves del servicio que mitigan de forma efectiva sus riesgos.

Por esta razón, es importante resaltar que obtener un reporte SOC 2 requiere disciplina y compromiso. Es un proceso que va más allá de los estándares de gestión y se fundamenta en la evidencia continua de que los controles están diseñados, implementados y operan de manera efectiva para generar confianza en los servicios de la organización.

La respuesta corta es sí. Hoy en día, las pequeñas empresas también pueden obtener un reporte SOC 2 sin inconvenientes. Sin embargo, es fundamental tener en cuenta que este proceso puede ser exigente, ya que requiere tiempo, esfuerzo y un nivel significativo de compromiso por parte de la organización.

Los requisitos para obtener un reporte SOC 2 son rigurosos e implican la implementación de controles de seguridad y control interno bien documentados y diseñados. Además, puede ser un proceso costoso, por lo que es importante evaluar cuidadosamente si la inversión se alinea con los objetivos de la empresa.

Si su pequeña empresa o Starups, con un equipo de entre 10 y 50 trabajadores, maneja información sensible o trabaja con clientes que exigen altos estándares de seguridad, un reporte SOC 2 puede ser una herramienta estratégica. Este informe no solo demuestra su compromiso con la seguridad y la privacidad, sino que también fortalece la confianza de sus clientes y socios, ayudando a posicionar su negocio para crecer en mercados competitivos.

En resumen, aunque el proceso requiere dedicación, cualquier empresa, sin importar su tamaño, puede lograrlo con la convicción adecuada y los recursos necesarios.

Tips 1: Busque la forma de apalancar el costo de la inversión con sus propios clientes, en realidad ellos también tienen gran interés de que sus proveedores cuenten con este reporte.

En el mejor de los casos, el tiempo mínimo para completar el proceso de auditoría, preparación y emisión del reporte puede variar entre uno y dos meses, siempre que se trate de una organización con un ambiente de control sólido y una gestión de riesgos bien establecida. Este tiempo estimado depende principalmente del alcance del servicio ofrecido y de la experiencia previa de la empresa en la gestión de controles internos.

Sin embargo, si hablamos de pequeñas empresas y startups, el panorama suele ser diferente. Este libro está dirigido a organizaciones que, en su mayoría, cuentan con ambientes de control limitados debido a factores como:

−     Falta de cultura de control en la dirección y el personal.

−     Recursos limitados para implementar controles adecuados.

−     Conocimientos insuficientes en seguridad y control interno.

−     Prioridad enfocada en la operación diaria más que en la gestión de riesgos.

La importancia de un proceso de preparación

Independientemente del tamaño o tipo de organización, siempre se recomienda llevar a cabo un proceso de preparación previo a la auditoría. Este paso no solo optimiza el tiempo y los recursos, sino que también asegura que el reporte refleje un nivel de madurez que inspire confianza en los clientes.

El proceso de preparación debería incluir:

−     Diagnosticar los controles mínimos requeridos en seguridad, privacidad y control interno.

−     Evaluar el diseño de los controles existentes y mejorarlos si es necesario.

−     Probar la operatividad de los controles para garantizar su efectividad.

−     Capacitar al personal en cultura de riesgos y controles para promover una adopción efectiva.

El impacto de no estar preparado

Es importante recordar que el reporte SOC 2 es emitido por la firma auditora con base en el estado actual de los controles. En este documento, se detallan los controles evaluados, las pruebas realizadas y las conclusiones del auditor. Si una organización no se prepara adecuadamente, es probable que el reporte refleje múltiples brechas en seguridad y control interno, lo que puede tener un impacto negativo en la confianza de sus clientes y socios.

Por lo tanto, el tiempo y esfuerzo que se invierte en un proceso de preparación no solo contribuyen a la obtención de un reporte SOC 2 satisfactorio, sino que también fortalecen a la organización en términos de control interno, seguridad y gestión de riesgos. Por lo tanto, más allá del tiempo estimado, el enfoque debería estar en construir una base sólida que permita alcanzar resultados confiables y sostenibles.

Tips 2: Por muy seguro que esté, siempre considere prioritario tener una preparación previa a la auditoría, evite perder su dinero al no querer mostrar un reporte con múltiples brechas y tener la posibilidad de recibir una sanción o perder el contrato.

Tips 3: Asegúrese de que su proveedor de preparación le emita una certificación que evidencien que su empresa está en proceso de preparación y obtención de su primer reporte SOC 2. Estas certificaciones pueden ser un recurso valioso para fortalecer la confianza de sus clientes y facilitar el cierre de oportunidades de negocio.

El tiempo necesario para que una empresa prepare su ambiente de control antes de una auditoría SOC 2 puede variar según la complejidad del servicio prestado y la madurez de los procesos internos de la organización. Sin embargo, se recomienda comenzar con suficiente anticipación al periodo de evaluación para garantizar una revisión exitosa y satisfactoria de los controles de seguridad y control interno.

Según la experiencia de Next Audit & Consulting, un tiempo prudente para este proceso suele estar entre 10 y 11 meses. Este periodo permite abordar la preparación de manera estructurada, asegurando que todos los controles necesarios estén diseñados, implementados y operando adecuadamente. A continuación, se presenta una distribución recomendada de este tiempo:

Etapa 1: Diagnóstico y alistamiento inicial de controles (3 a 4 meses)

En esta etapa, se realiza un diagnóstico para identificar y preparar los controles que necesitan demostrar operatividad antes del inicio del período mínimo de evaluación (6 meses). Algunos ejemplos incluyen:

−     Controles manuales: Como la gestión de accesos y cambios, que deben operar correctamente desde su diseño antes de la evaluación.

−     Controles automatizados: Como la ejecución diaria, semanal o mensual de respaldos (backups), que requieren una demostración continua de su efectividad.

Esta fase es crucial, especialmente para organizaciones estructuradas con los recursos necesarios para llevar a cabo estas tareas.

Etapa 2: Implementación y alistamiento de controles durante el período de auditoría (6 meses)

Para los controles restantes, se recomienda implementar y probar su efectividad durante el periodo de auditoría, manteniendo una hoja de ruta clara y alcanzable.

Aunque lo ideal es tener el 100% de los controles implementados al inicio del período de evaluación, es posible distribuir los esfuerzos y priorizar aquellos controles críticos. Este enfoque proporciona mayor tranquilidad y organiza el trabajo de manera eficiente para alcanzar los objetivos establecidos.

Tips 4: Toda empresa grande que solicite a sus terceros u organizaciones de servicios un reporte de la naturaleza de SOC 2 entiende lo que significa tener un entorno de control óptimo para una empresa, por lo cual comprende que los proveedores que no lo poseen deben tener una preparación, entonces tómese su tiempo y negocie con su cliente mostrando siempre la mejor intención de someterse a una evaluación de esta naturaleza. Efectuar una auditoría sin preparación puede ser un acto suicida o por lo menos no le importaría perder dinero.

Un reporte SOC 2 no tiene una duración indefinida. Su propósito es proporcionar a los clientes y partes interesadas una evaluación actualizada sobre el estado de los controles internos de la organización. Generalmente, un reporte SOC 2 tiene una vigencia práctica de 12 meses a partir de la fecha de finalización del periodo evaluado. Esto significa que, aunque el informe documente controles operativos durante un periodo específico (habitualmente entre 6 y 12 meses), su relevancia para demostrar cumplimiento y confianza es válida por aproximadamente un año.

La importancia de renovar el reporte SOC 2

Renovar el reporte SOC 2 de forma anual es esencial para mantener la confianza de los clientes y socios comerciales. Esto asegura que la organización sigue comprometida con la seguridad y la gestión efectiva de los riesgos. Un reporte que no se renueva dentro de este plazo puede generar dudas sobre la continuidad de los controles y el compromiso de la organización con las mejores prácticas.

Se sugiere comenzar la preparación para la renovación del reporte varios meses antes de la fecha de vencimiento, idealmente de 3 a 4 meses antes es sugerido realizar una auditoría interna, aunque es

preferible realizar validaciones mes a mes para garantizar el cumplimiento y evitar contratiempos.

En conclusión, un reporte SOC 2 tiene una vigencia efectiva de 12 meses y debe ser renovado anualmente para garantizar su relevancia. La renovación no solo mantiene la confianza de las partes interesadas, sino que también impulsa la mejora continua de los controles internos, fortaleciendo la posición de la organización en el mercado.

La preparación para un reporte SOC 2 es un proceso integral que requiere la colaboración de múltiples áreas de la empresa. Este esfuerzo conjunto es necesario porque el reporte evalúa no solo los aspectos técnicos, sino también los operativos, administrativos y de seguridad que respaldan el servicio ofrecido. A continuación, detallo las áreas clave que deben involucrarse y el rol que desempeñan:

1. Departamento de Tecnología (TI)

El equipo de TI tiene un papel central en la preparación del reporte. Son responsables de implementar y gestionar controles técnicos relacionados con:

−     Seguridad de redes y sistemas.

−     Autenticación y control de accesos.

−     Cifrado y protección de datos sensibles.

−     Respaldo y recuperación ante desastres.

−     Otros

Importancia: La infraestructura tecnológica es la base para cumplir con criterios como seguridad, disponibilidad e integridad de procesamiento.

2. Seguridad de la Información

El equipo encargado de la seguridad de la información, liderado por un CISO (si aplica) o un responsable designado, debe garantizar la implementación y monitoreo de los controles relacionados con:

−     Confidencialidad y privacidad de los datos.

−     Políticas de seguridad y análisis de riesgos.

−     Gestión de incidentes y vulnerabilidades.

−     otros

Importancia: Este equipo asegura que los datos estén protegidos contra accesos no autorizados y cumplen un rol clave en la credibilidad del reporte, esto pudiera ser liderado por personas con conocimientos o a raves de terceros especializados

3. Operaciones

El área de operaciones debe enfocarse en garantizar que los procesos relacionados con la prestación del servicio sean documentados y seguidos de manera consistente. Sus responsabilidades incluyen:

−     Monitoreo de la calidad del servicio ofrecido.

−     Documentación de procesos operativos clave.

−     Mantenimiento de la continuidad de las operaciones.

−     Otros

Importancia: Un reporte SOC 2 evalúa cómo los procesos operativos respaldan el cumplimiento de acuerdos con los clientes.

4. Recursos Humanos

El equipo de Recursos Humanos contribuye asegurando que el personal esté preparado y capacitado para operar en un ambiente de control efectivo. Esto incluye:

−     Implementar programas de capacitación en seguridad, riesgos y controles internos.

−     Garantizar la contratación de personal competente.

−     Supervisar el cumplimiento de políticas internas.

−     Implementación de actividades relacionadas al control interno

−     Otros

Importancia: Un equipo bien capacitado y alineado con los objetivos de control es fundamental para mitigar errores humanos y fortalecer la cultura organizacional.

5. Alta Dirección

La alta dirección debe liderar el proceso, estableciendo la dirección estratégica y garantizando los recursos necesarios. Sus funciones principales incluyen:

−     Asegurar el compromiso organizacional con los estándares de seguridad y control.

−     Monitorear el progreso del proyecto y tomar decisiones estratégicas.

−     Establecer el tono ético y la priorización del proceso.

Importancia: El liderazgo de la alta dirección es indispensable para mantener alineadas a todas las áreas y garantizar el éxito del reporte SOC 2.

Otros cargos relevantes para implementar controles internos basados en COSO

Además de los departamentos mencionados, algunos roles específicos pueden asumir responsabilidades relacionadas con el marco COSO. Por ejemplo:

−     Un responsable de cumplimiento (Compliance Officer) puede supervisar el diseño y operación de controles internos.

−     Personal de finanzas puede participar en la gestión de riesgos financieros.

−     Líderes de proyectos o equipos pequeños pueden encargarse de la implementación y documentación de controles específicos.

En conclusión, un reporte SOC 2 requiere la participación de diferentes áreas de la organización y un líder que pueda tener el control centralizado del proyecto en conjunto con su asesor. No es un esfuerzo aislado de un departamento específico, sino un compromiso transversal que asegura que los controles internos reflejen una operación confiable y alineada con los más altos estándares. Al coordinar estos equipos, se aumenta la probabilidad de éxito y se refuerza la confianza en los servicios ofrecidos.

Tips 5: No es imprescindible que la organización cuente con departamentos o roles específicos para cumplir con todos los requisitos del reporte SOC 2. En muchas pequeñas empresas o startups, ciertos empleados pueden asumir múltiples roles, como el de responsable de seguridad o CISO, siempre y cuando estén capacitados y comprometidos con las tareas asignadas. Esto permite una preparación efectiva sin la necesidad de crear nuevos cargos formales.

Un reporte SOC 2 tiene un impacto significativo y positivo en la relación con los clientes, ya que demuestra de manera tangible el compromiso de la organización con la seguridad, la privacidad y el cumplimiento de estándares internacionales. Este reporte no solo actúa como un diferenciador competitivo, sino que también fortalece la confianza y fomenta relaciones comerciales más sólidas y duraderas. A continuación, detallo los principales efectos que un reporte SOC 2 puede tener en la relación con los clientes:

−     Genera confianza: Los clientes tienen la certeza de que la organización protege su información mediante controles evaluados bajo estándares reconocidos.

−     Facilita el cierre de negocios: Tener un reporte SOC 2 elimina barreras en las negociaciones, especialmente con grandes empresas que exigen altos estándares de seguridad.

−     Fortalece relaciones existentes: Demuestra compromiso con la mejora continua y la transparencia, fomentando relaciones comerciales duraderas.

−     Diferencia en el mercado: Posiciona a la organización de servicios como un proveedor confiable, competitivo y preparado frente a otros que no cuentan con este reporte.

−     Reduce auditorías adicionales: Los clientes confían en la evaluación independiente del reporte, lo que minimiza procesos adicionales de verificación.

Tips 6: Si tu meta es hacer crecer tu negocio y vender a clientes grandes o internacionales, atrévete a invertir en un reporte SOC 2. Este reporte es más que un requisito; es una herramienta estratégica que abre puertas a mercados competitivos, genera confianza inmediata y posiciona a tu empresa como un socio confiable y preparado para cumplir con los estándares más altos. Sin este paso, muchas grandes oportunidades pueden quedar fuera de tu alcance. ¡El crecimiento exige dar este salto!

Con base en la experiencia y trayectoria de Next, en muchos procesos de negociación, los clientes exigen un reporte SOC 2 como requisito para contratar servicios. Sin embargo, este requisito puede negociarse para mantenerse en la disputa del contrato y no perder la oportunidad comercial. Una vez iniciado el servicio, lo que debería ser de mayor interés para el cliente es asegurarse de que la organización de servicios cuenta con un ambiente de control sólido desde el inicio de la operación, y que durante el primer año de servicio este reporte pueda ser emitido.

Es importante considerar que, debido al proceso de preparación, el periodo que probablemente se incluirá en el primer reporte será el mínimo permitido por el estándar (6 meses). Por esta razón, es fundamental que las organizaciones de servicios no solo comuniquen claramente su compromiso con la obtención del reporte, sino que también demuestren avances concretos y verificables durante la etapa de preparación. Esto genera confianza en el cliente y refuerza la relación comercial desde el comienzo del servicio

Para lograr esto, existen varias estrategias clave que permiten construir confianza y mantener relaciones comerciales sólidas:

−     Emitir una certificación de preparación: Solicita a un tercero independiente (como un proveedor de preparación o un asesor) que emita una certificación o carta oficial que indique que su organización está en proceso de preparación para obtener su primer reporte SOC 2, indicando periodo de preparación, fecha en la que se espera emitir el reporte y una descripción del compromiso de la organización con la implementación de los controles necesarios.

−     Mostrar avances en los controles diseñados: Comparte con los clientes un listado de los controles que ya han sido diseñados y que serán puestos en operación antes de la emisión del reporte. Esto permite que los clientes evalúen el progreso y den su visto bueno.

No, los reportes SOC 2 no son una certificación como las normas ISO, que emiten un certificado oficial para demostrar el cumplimiento de un estándar. En cambio, un reporte SOC 2 es un informe de auditoría exhaustivo basado en estándares internacionales definidos por el AICPA (American Institute of Certified Public Accountants), específicamente bajo el marco del Trust Services Criteria (TSC).

Este informe evalúa y documenta la efectividad del diseño y la operación de los controles internos de una organización de servicios. A diferencia de las certificaciones ISO, un reporte SOC 2 no se resume en un diploma o certificado; es un documento detallado y extenso que incluye varias secciones que explican y justifican los hallazgos de la auditoría. A continuación, conozcamos las secciones que trae este tipo de reportes y una breve explicación para su comprensión:

−     Sección I – Opinión del Auditor Independiente: Describe la evaluación realizada por un auditor externo sobre la descripción, diseño y efectividad operativa de los controles internos de la organización, garantizando que cumplen con los criterios de confianza (seguridad, disponibilidad, integridad, confidencialidad y privacidad). Incluye las responsabilidades del auditor, el alcance del informe, las limitaciones inherentes y la opinión final.

−     Sección II – Declaración de la Administración: Expone la afirmación de la administración sobre la descripción, diseño y operación de los controles del sistema. Incluye los objetivos, riesgos identificados, controles aplicados y su efectividad durante el período evaluado, así como detalles de cambios realizados en los procesos.

−     Sección III – Descripción de Procesos / Controles: Proporciona un panorama completo de los controles internos y procesos de la organización e incluye los siguientes ítems:

1.    Antecedentes de las Operaciones de la organización de servicios: Acá se realiza una descripción general pero muy explicita de la historia, servicios, localización, fuerza de trabajo que tiene la organización de servicio.

2.    Descripción del Servicio en alcance: busca explicar las características y ventajas del servicio en alcance.

3.    Descripción del Control Interno de la organización de servicios: Se efectúa una evaluación basada en los cinco componentes de COSO y sus 17 principios mencionados anteriormente.

4.    Actividades de Control:  Se definen los controles específicos que mitigan los riesgos de los servicios y que están relacionados con los 5 criterios de confianza antes mencionados.

5.    Controles Complementarios en Entidades Usuarias: acá se definen las responsabilidades de ejecución de controles por parte de las entidades usuarias y que no pueden ser ejecutadas por la organización de servicios.

−     Organizaciones de Sub-Servicios: Este componente evalúa a los proveedores de servicios que la organización utiliza para tercerizar ciertos aspectos necesarios para la prestación del servicio final a las entidades usuarias. Por ejemplo, si la organización de servicios ofrece software en la nube (SaaS), la infraestructura que soporta estos servicios, como AWS o Azure, actúa como un proveedor clave.

−     Sección IV – Descripción de Objetivos de Control, Controles, Pruebas y Resultados: Incluye los objetivos de control, controles aplicados, pruebas realizadas por el auditor de servicio y resultados obtenidos. Explica cómo los controles fueron evaluados y su efectividad para mitigar riesgos.

−     Sección V – Otra Información Facilitada por la Organización de Servicios: Proporciona información adicional relevante que la organización de servicios considera útil para los usuarios del informe. Cuando se identifican deficiencias en los controles, este apartado incluye las aclaraciones necesarias para que las entidades usuarias puedan comprenderlas.

Una de las mayores confusiones en las empresas que buscan obtener un reporte SOC 2 es creer que cualquier persona o empresa con conocimientos en ciberseguridad o controles internos puede evaluar y emitir estos reportes. Es un error muy común y, lamentablemente, uno que puede costarles tiempo, dinero y, en algunos casos, contratos importantes.

Para aclarar: los reportes SOC 2 solo pueden ser evaluados y emitidos por auditores de servicios avalados, que generalmente son firmas de auditoría o contabilidad aceptadas por el AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) o por los organismos de vigilancia de la práctica profesional de los contadores públicos en los distintos países las cuales son reconocidas por el AICPA. Estas firmas están capacitadas y cuentan con las competencias para generar una opinión y para realizar evaluaciones bajo los estándares del AICPA, específicamente las normas SSAE (Statements on Standards for Attestation Engagements).

El costo de hacerlo con empresas no autorizadas

Next Audit & Consulting quiere compartir un caso concreto que ejemplifica lo que puede salir mal cuando las empresas no comprenden quién está autorizado para evaluar un reporte SOC.

Un cliente, una empresa de tecnología en plena expansión, había asegurado un contrato importante con un gran cliente multinacional. Como requisito del contrato, la empresa debía proporcionar un reporte SOC 2 que validara la seguridad y la privacidad de sus sistemas.

Con la intención de ahorrar tiempo y dinero, la empresa decidió trabajar con una consultora en ciberseguridad que prometía “hacer el trabajo rápidamente”. Sin embargo, esta consultora no estaba certificada ni autorizada para emitir reportes SOC 2, aunque aseguraba contar con “la experiencia necesaria” para prepararlos y evaluarlos.

El resultado:

·      Emitieron un documento que parecía un reporte SOC 2, pero no tenía ninguna validez oficial porque no provenía de un auditor de servicios autorizado que otorgara una opinión, además que contenía muchas fallas técnicas importantes aplicables a este tipo de reportes, como era el periodo de evaluación de tres meses.

·      Cuando el cliente final revisó el reporte con sus auditor externo e interno, inmediatamente dicho reporte fue rechazado. Sabían que el documento no cumplía con los estándares ni estaba emitido por una firma acreditada.

·      El cliente perdió confianza en la empresa, exigió que repitieran todo el proceso con un auditor certificado y, durante este tiempo, pusieron en riesgo su contrato.

Además de la pérdida de credibilidad, tuvieron que gastar mucho más tiempo y dinero para corregir el error. También descubrieron que, durante la evaluación inicial, la empresa de consultoría en ciberseguridad había pasado por alto varias brechas de seguridad importantes que el auditor certificado sí identificó. Estas brechas los habían expuesto a riesgos innecesarios durante meses.

El mensaje es claro: no cualquiera puede evaluar y emitir un reporte SOC 2. Este tipo de servicio requiere un auditor certificado y autorizado, alguien con la experiencia y el respaldo normativo necesario para garantizar que el reporte sea válido y reconocido.

Aunque contratar a un auditor autorizado puede parecer un costo adicional al principio, es una inversión que protege la relación con tus clientes, asegura tus contratos y garantiza que tu negocio esté en línea con los estándares más altos de cumplimiento. El ahorro a corto plazo nunca compensa el daño que puede ocurrir cuando el proceso no se hace correctamente desde el inicio.

Si estás considerando realizar un reporte SOC, asegúrate de trabajar con los profesionales correctos. Tu reputación y la confianza de tus clientes dependen de ello.

Si lidera una organización de servicios, es probable que te enfrentes a clientes que buscan garantías de que puedes proteger sus datos, cumplir con acuerdos de nivel de servicio (SLA) y mitigar riesgos de seguridad. Un reporte SOC 2 se convierte en una necesidad cuando ciertos factores clave están presentes en tu operación.

Primero, si manejas información sensible de tus clientes o de sus usuarios finales, como datos personales, financieros o confidenciales, un reporte SOC 2 es crucial. Esto aplica a cualquier negocio que opere en sectores regulados como salud, banca o telecomunicaciones entre otras. Los clientes de estas industrias requieren evidencias de controles sólidos para proteger sus datos y cumplir con sus propias obligaciones regulatorias.

Segundo, si estás buscando expandirte a mercados globales o trabajar con grandes empresas, es probable que enfrentes solicitudes de cumplimiento SOC 2 como requisito obligatorio en contratos o licitaciones. Sin este reporte, podrías quedar fuera de importantes oportunidades de negocio como mencione anteriormente. Además, si deseas posicionarte como un socio confiable y diferenciarte en un mercado competitivo, un reporte SOC 2 no solo refuerza la confianza de los clientes actuales, sino que también fortalece tu reputación y tu capacidad para acceder a nuevos mercados.

Por lo tanto, si tu empresa tiene estas dos características, creo que hora de buscar un experto y ponerte manos a la obra.

Cuando una organización considera obtener un reporte SOC 2, es común preguntarse si debe optar por un Tipo 1 o un Tipo 2. Aunque ambos tipos evalúan los controles internos de una organización, tienen diferencias significativas en su alcance, enfoque y el valor que ofrecen a los clientes. Entender estas diferencias es esencial para tomar la decisión correcta según las necesidades de tu negocio.

SOC 2 Tipo 1 evalúa el diseño de los controles en un momento específico. Este reporte verifica que los controles internos están implementados y diseñados adecuadamente para cumplir con los criterios del Trust Services Criteria (TSC). Sin embargo, no evalúa si esos controles han operado efectivamente a lo largo del tiempo.

Por otro lado, SOC 2 Tipo 2 evalúa tanto el diseño como la efectividad operativa de los controles durante un período determinado, generalmente entre 6 y 12 meses. Este reporte proporciona una visión más completa, ya que incluye pruebas de que los controles funcionan consistentemente a lo largo del tiempo.

¿Cuál deberías obtener primero? Si una organización está en las etapas iniciales de implementación de controles, lo más prudente sería comenzar con un SOC 2 Tipo 1. Sin embargo, con la experiencia de Next Audit & Consulting atendiendo a cientos de clientes en Latinoamérica y Estados Unidos, se ha identificado que en más del 99% de los casos las exigencias empresariales requieren directamente un reporte SOC 2 Tipo 2.

Por esta razón, los costos de realizar un SOC 2 Tipo 1 inicialmente podrían ser innecesarios, ya que el siguiente paso inmediato después de su presentación suele ser la solicitud de un SOC 2 Tipo 2.

Tips 7: Negocia con tus clientes para evitar un SOC 2 Tipo 1 inicial y enfocar tus recursos directamente en un SOC 2 Tipo 2. Comunícales que estás trabajando en la implementación de los controles necesarios y ofréceles visibilidad del proceso junto con tu consultor. Propón una revisión informal de los controles identificados para que puedan validarlos, proponer ajustes y sentirse incluidos en el proceso. Este enfoque genera confianza, refuerza la relación comercial y evita incurrir en costos innecesarios de un SOC 2 tipo 1.

La tercerización de servicios es una estrategia fundamental para muchas empresas, ya que les permite concentrarse en su negocio principal mientras delegan funciones a expertos externos. Sin embargo, esta práctica conlleva riesgos que pueden comprometer la seguridad, la continuidad operativa y la reputación de la organización. Basándose en su experiencia asesorando empresas en cumplimiento y seguridad, Next Audit & Consulting ha identificado los principales riesgos que preocupan a las entidades usuarias (contratantes). Por lo tanto, se recomienda que las organizaciones de servicios los tomen como referencia para implementar medidas efectivas que ayuden a mitigarlos y fortalecer la confianza con sus clientes.

−     Pérdida de control: Al depender de un proveedor externo para ejecutar procesos clave, la empresa puede perder visibilidad y capacidad de supervisión.

−     Seguridad y privacidad de los datos: Los proveedores acceden a información confidencial, lo que aumenta el riesgo de posibles filtraciones.

−     Dependencia del proveedor: Al no contar con una supervisión directa sobre el proveedor la entidad usuaria puede estar supeditada a mantener una confianza a ciegas facilitando que cualquier riesgo que se le materialice a la organización de servicio los impacte de forma contundente.

−     Inestabilidad financiera del proveedor: Un proveedor con problemas económicos puede afectar la continuidad del servicio.

−     Dificultad en la evaluación del cumplimiento: Gestionar múltiples proveedores puede ser un reto, especialmente en la ejecución de auditorías, además imaginen el reto de atender como organización de servicio auditorías de todos los clientes lo complejo y desgastante que puede llegar a ser.

−     Comunicación deficiente: Diferencias de idioma, zona horaria o falta de coordinación pueden generar problemas operativos a sus clientes los cuales puedan resultar en posibles perdidas o sanciones por incumplimiento.

−     Disponibilidad: Fallas en las operaciones o en los sistemas por falta de control puede generar indisponibilidad de los servicios   y afectar a la Entidad Usuaria.

Con base en lo anterior, se puede afirmar con absoluta certeza que la tercerización, cuando se gestiona correctamente, representa una ventaja competitiva significativa. No obstante, para minimizar los riesgos asociados, las empresas deben adoptar un enfoque proactivo que incluya la formalización de contratos sólidos y la implementación de un monitoreo continuo. Además, seleccionar proveedores que cuenten con un reporte SOC 2 es una estrategia clave, ya que proporciona una garantía independiente sobre la efectividad de sus controles, fortaleciendo la confianza y asegurando una gestión adecuada de los riesgos críticos.

No, una plataforma puede ayudar a automatizar la recopilación de evidencia y facilitar la gestión del cumplimiento, pero no es suficiente por sí sola para obtener un reporte SOC 1 o SOC 2. La certificación requiere una auditoría independiente realizada por una firma certificada (CPA), así como la implementación de controles adecuados, documentación de políticas y procedimientos, y la gestión continua de riesgos y cumplimiento. 

Además, puede ser necesario contar con asesoramiento especializado para el correcto diseño de controles, la evaluación del testeo de rendimiento, recomendaciones detalladas sobre políticas y procedimientos, y la preparación para la auditoría, garantizando que los requisitos del marco SOC sean cumplidos de manera efectiva. 

Además, puede ser necesario contar con asesoramiento especializado para el correcto diseño de controles, la evaluación del testeo de rendimiento, recomendaciones detalladas sobre políticas y procedimientos, y la preparación para la auditoría, garantizando que los requisitos del marco SOC sean cumplidos de manera efectiva.