Superintendencia de Sociedades (Circular Externa 100-00016 de 2020)

El 24 de diciembre de 2020, la Superintendencia de Sociedades emitió la Circular Externa Nro. 100-00016 de 2020, la cual modifica el capítulo X de la Circular Externa Nro. 100-00005 de 2017 referente al Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SAGRLAFT.

Esta nueva circular cambia el nombre a Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva – SAGRILAFT.

Los principales cambios que trae esta nueva Circular son:

RESPECTO A LA OBLIGATORIEDAD DE IMPLEMENTACIÓN

El principal aspecto de la nueva norma (Circular Externa 100-00016 de 2020 de la Superintendencia de Sociedades, en adelante “la norma”) es sin duda alguna la obligatoriedad de su implementación, sin embargo, a diferencia de las normas anteriores, esta exige la implementación para algunos sectores y empresas del numeral 5 denominado “Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT/FPADM – SAGRILAFT” y para otras empresas del numeral 6 denominado “Régimen de Medidas Mínimas”. De acuerdo con lo anterior, se presenta el detalle de la obligatoriedad de implementación:

• REGLA GENERAL PARA TODAS LAS EMPRESAS:

Están obligadas a implementar SAGRILAFT, las Empresas (independientemente de su sector) sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades que hubieren obtenido Ingresos Totales o tenido Activos iguales o superiores a cuarenta mil (40.000) SMLMV, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior (es decir al 31 de diciembre de 2019).

• REGLA PARA EMPRESAS CON APORTES DE ACTIVOS VIRTUALES

Las Empresas que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren recibido uno o varios aportes de Activos Virtuales iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a cien (100) SMLMV, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 de la norma y deberán aplicar el proceso de Debida Diligencia Intensificada para conocer a su Contraparte y los Activos Virtuales, establecido en el numeral 5.3.2 de la norma.

• REGLA POR SECTORES

A continuación, presentamos la obligatoriedad de implementar el numeral 5 denominado “Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT/FPADM – SAGRILAFT” o el 6 denominado “Régimen de Medidas Mínimas”, según el sector y características de las empresas:

Los siguientes sectores deberán implementar el numeral 5 denominado “Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT/FPADM – SAGRILAFT”:

RESPECTO A TRANSACCIONES CON ACTIVOS VIRTUALES

Como se mencionó en el numeral anterior, los negocios o transacciones de las Compañías a través de activos virtuales son un foco específico en los riesgos de LA/FT/FPADM, por esta razón, esta norma involucra estas actividades que, si bien no cuentan con una regulación actual a nivel país, son una realidad. Al respecto es importante mencionar los siguientes aspectos, adicionales a los ya mencionados en el numeral anterior:

• La Recomendación GAFI No. 15 insta a los países a que tomen medidas para administrar y mitigar los Riesgos LA/FT/FPADM asociados a los Activos Virtuales, para lo cual deben regular a los proveedores de servicios de Activos Virtuales y, a fin de que se sujeten a sistemas de monitoreo efectivo, cumplan con las Recomendaciones GAFI, entre estas, la de Debida Diligencia.

• En la Debida Diligencia, si se involucran transacciones con Activos Virtuales, la Empresa Obligada adoptará medidas razonables para la identificación de la Contraparte (persona natural o jurídica) y de los riesgos asociados con los Activos Virtuales. Las Empresas Obligadas podrán ser requeridas a reportar estas transacciones a la Superintendencia de Sociedades.

• Se deberá aplicar Debida Diligencia Intensificada por las empresas obligadas que desarrollen actividades con activos virtuales, sobre las contrapartes de estas operaciones, los activos virtuales y sus intermediarios.

• Las Empresas Obligadas del sector de Activos Virtuales, deberán realizar una Debida Diligencia Intensificada a las actividades con Activos Virtuales para identificar si las Contrapartes y los Activos Virtuales representan un Riesgo LA/FT/FPADM, conforme a las señales de alerta establecidas por GAFI en el documento denominado “Indicadores de Riesgo LA/FT sobre activos virtuales”.

RESPECTO AL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

Esta nueva norma trae cambios muy importantes respecto al perfil y rol del oficial de cumplimiento, que deberán tener en cuenta las nuevas empresas obligadas y las empresas que actualmente tienen implementado SAGRLAFT 2017, al respecto:

• Debe tener Título profesional y acreditar experiencia mínima de seis (6) meses en cargos relacionados con SAGRILAFT.

• Acreditar conocimiento en Riesgo LA/FT/FPADM en estudios (especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar)

• Gozar de la capacidad decisoria para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM, y depender directamente de la Junta Directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista Junta Directiva.

• No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo (revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso).

• Podrá contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada.

• No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas. Se deberá verificar que no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí.

• Cuando no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa, se deberá realizar el proceso de Debida Diligencia y validar que cumple con los requisitos requeridos.

• En un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que lo conforman (independiente del número de empresas).

RESPECTO A LA DEBIDA DILIGENCIA INTENSIFICADA

El proceso de Debida Diligencia Intensificada implica un conocimiento avanzando de la Contraparte y del origen de los Activos que se reciben, que incluye actividades adicionales a las llevadas a cabo en la Debida Diligencia, esta aplica a:

• Contrapartes que se considere que representan un mayor riesgo.

• Los PEP (Personas Expuestas Políticamente).

• Contrapartes ubicadas en países no cooperantes y jurisdicciones de alto riesgo.

• Contrapartes que desarrollen actividades con Activos Virtuales, sobre las Contrapartes de estas operaciones, los Activos Virtuales y sus intermediarios.

La Debida Diligencia Intensificada incluye, adicional a los procedimientos comunes de procedimiento de conocimiento de la Contraparte:

• Obtener la aprobación de la instancia o empleado de jerarquía superior para la vinculación o para continuar con la relación contractual;

• Adoptar Medidas Razonables para establecer el origen de los recursos;

• Realizar un monitoreo continúo e intensificado de la relación contractual.

Las Empresas Obligadas deben revisar permanentemente los países de mayor riesgo contenidos en los listados de GAFI de “países no cooperantes y jurisdicciones de alto riesgo”.

OTROS ASPECTOS RELEVANTES DE LA NUEVA CIRCULAR

• Una vez realizada la designación del Oficial de Cumplimiento, se deberá informar por escrito a la Superintendencia de Sociedades, dirigido a la Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la designación, el nombre, número de identificación, correo electrónico y número de teléfono del Oficial de Cumplimiento principal y suplente (cuando sea procedente).

• La Junta Directiva adquiere la función adicional de establecer los criterios para aprobar la vinculación de una Contraparte cunado sea una PEP (Persona Expuesta Políticamente)

• El Representante Legal y el Oficial de Cumplimiento adquieren la función adicional de certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo previsto en esta norma, cuando lo requiera esta Superintendencia.

• Se establece que el Revisor Fiscal de las Empresas Obligadas deberá solicitar usuario y contraseña en el SIREL administrado por la UIAF, para el envío de los Reportes de Operaciones Sospechosas, en caso de que requiera realizarlo.

• El plazo para las empresas que adquieran la calidad de Empresas Obligadas al SAGRILAFT o al Régimen de Medidas Mínimas a partir del 31 de diciembre de cualquier año, deberán poner en marcha el SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas, respectivamente, a más tardar el 31 de mayo del año siguiente.

• En el caso de que, al 31 de diciembre de cualquier año, una Empresa Obligada dejare de cumplir con los requisitos previstos en el numeral anterior, tal Empresa deberá cumplir con un periodo mínimo de permanencia adicional de: (i) tres (3) años a partir de dicha fecha, para el SAGRILAFT; y (ii) un (1) año a partir de dicha fecha, para el Régimen de Medidas Mínimas, de modo que seguirá estando obligada en los términos de esta norma, por tal periodo.

• Las Empresas que a la fecha de expedición de esta norma se encuentren obligadas conforme a lo dispuesto por la Circular No. 100-000005 de 2017, deberán revisar y ajustar su Política LA/FT/FPADM y SAGRILAFT para verificar que se ajuste a lo dispuesto en esta nueva norma a más tardar el 31 de mayo de 2021.

SANCIONES

El incumplimiento de las órdenes e instrucciones impartidas en el presente Capitulo X, dará lugar a las investigaciones administrativas que sean del caso y a la imposición de las sanciones administrativas pertinentes a la Empresa Obligada, el Oficial de Cumplimiento, Revisor Fiscal o a sus Administradores, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995 (hasta 200 SMMLV), sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades.

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