En la actualidad, las empresas enfrentan preocupaciones primordiales, tales como aumentar sus ventas, reducir costos y gastos, incorporar innovación en sus servicios, crear valor para los interesados y buscar la escalabilidad y rentabilidad de sus negocios. No obstante, se topan con un abanico de desafíos difíciles de superar. Entre estos desafíos se encuentran el incumplimiento regulatorio, el incremento en los costos de operación, una competencia cada vez más feroz, riesgos de fraude, la escasez de datos para tomar decisiones informadas, la falta de planificación o conocimiento, la insatisfacción laboral, problemas de seguridad y cuestiones relacionadas con los sistemas, entre otros.
Es por esto que las nuevas tecnologías han evolucionado en busca de favorecer los entornos empresariales, permitiéndoles ser más eficientes en la operación y reduciendo los riegos que trae consigo el cambio (Operaciones eficientes y controladas), basado en lo anterior, en el presente blog hablaremos un poco del concepto de RPA ( Robotic Process Automation ) o automatización de procesos y esto como puede beneficiar a las empresas en los procesos operativos, financieros, nómina, impuestos entre otros.
¿Qué es el RPA (Robotic Process Automation)?
Es una tecnología que permite configurar ” Software – Robots ” para la automatización de tareas manuales o semiautomáticas de manera integrada con los sistemas actuales de la organización.
¿Cuáles son las características de RPA?
- Exactitud (0 Errores) en los procesamientos
- Confiabilidad de ejecución – evita reprocesos
- Se logra el aumento de la calidad de un proceso y mejora de los servicios
- Algunos facilitan el cumplimiento regulatorio
- Reduce tiempos de ejecución de los procesos aumentando la productividad empresarial.
- Aplicable en cualquier industria y proceso
- No requiere integraciones complejas
- La tecnología no es invasiva y actúa como simulando a los humanos.
- Al aplicar la tecnología la empresa enfoca al personal a lo importante del negocio (Generar valor) y no a realizar actividades operativas repetitivas
- Puede tener control de las ejecuciones (Pistas de auditoria)
¿Cuáles son las características de RPA?
El funcionamiento de la automatización de procesos lo podemos resumir en tres pasos
¿Con que interactúa el RPA?
Las sigueintes son una serie de aplicaciones con la cual podría interactuar un robot permitiendo hacer un sin fin de actividades operativas, como por ejemplo tomar un archivo de Excel o pdf y verificar una serie de datos en una página web según lo registrado en el archivo, basado en los resultados obtenidos en la web, el robot procede a registrar los datos de una empresa en su sistema ERP o financiero, enviando un reporte final por correo electrónico indicándole las tareas ejecutadas por el robot o con datos para su análisis, todo esto de forma automatizada.
¿Cuáles son los beneficios de contar con esta tecnología en nuestras empresas?
Relacionamos algunos de los beneficios que tendríamos automatizar como resultado de un analisis de los prcesos de negocio
- Trabajo constante del robot sin restricción horaria (7X24X 365)
- Retorno rápido de la inversión ROI
- Métodos de aplicación de robot en arriendo (No pagas por la inversión inicial)
- Reduce esfuerzos y costos del recurso humano empleado en tareas operativas.
- Incrementa valor agregado por el talento y disminuye rotación
- Apoya el cumplimiento regulatorio (Evita posibles multas)
- Reduce errores costosos y mejora la calidad de los procesos
- Realiza las tareas operativas en menor tiempo que cualquier recurso humano (Rapidez)
¿Características de los procesos a automatizar a través de RPA?
RPA tiene el potencial de impactar entre un 30 y un 40% de las funciones de negocio, y Gartner estima que para las funciones de TI puede ser de un 60%, por lo tanto y para su consideración a continuación presentamos alguna de las características que debieran tener sus procesos para la automatización:
- Alto volumen transaccional / Baja complejidad
- Alto nivel de estandarización (Rediseño de procesos, estabilización)
- Procesos basados en reglas o repetitivos.
- Integración de procesos (Soportados por varias aplicaciones no integradas)
- Equipos extensos (Múltiples personas trabajando una misma actividad)
- Manejo de excepciones limitado
- Calidad y cumplimiento (Procesos susceptibles a incumplimiento
¿Qué está pasando en los procesos?
Cuando damos un doble click a lo que están viviendo las empresas en sus procesos operativos que les impide cumplir sus objetivos empresariales, mantener contento a los clientes y accionistas y dar cumplimiento regulatorio, observamos un sinfín de fallas a través de los procesos core, nómina, abastecimiento, impuestos, finanzas, ventas, gastos, tesorería, CxP, CxC entro otros que pudieran ser solucionados en gran medida con la aplicación de la automatización de los mismos, tal como lo observamos en la siguiente gráfica.
¿Cuáles serían algunos ejemplos de procesos a automatizar?
| Area de negocio | Ejemplos de posibles aplicaciones de RPA. |
| Contabilidad | • Conciliaciones bancarias • Registro de información contable en sistema de forma automática • Hacer cierres contables y ejecutar el proceso mensual contable • Gestión automática de cuentas por cobrar (CXC) y aplicación del recaudo |
| Nómina | • Punteo de nómina automatizada. • Registro automático de empleados en distintos sistemas. • Revisión de horas extras mediante comprobaciones en múltiples sistemas. • Verificación automática y periódica de antecedentes • Generación automática de certificados a trabajadores. • Revisión de tareas para cumplimiento regulatorio (UGPP, SIC, DIAN). • Reporte automático de inactivación de cuentas de usuario. • Verificar y registrar facturas de viaje • Informes de KPI de recursos humanos • Generación de contratos masivos. |
| Facturación. | • Automatizar la emisión facturación recurrente. • Contabilización de la facturación ejecutada en múltiples sistemas. • Recepción, contabilización y archivo automático de facturas |
| Impuestos | • Verificación de liquidación de impuestos • Presentación automática de impuestos. • Construcción y consolidación de reportes. |
| Comercial | • Aplicación de promociones y descuentos • Reportes de ventas y desempeño • Análisis, administración y comparación de precios • Envió programado de correos o mensajes de textos. • Preparación automática de propuestas y cotizaciones • Liquidación automática de distribuidores |
| Atención al cliente | • Generación automática de certificaciones. • Respuesta automática de estados de pedidos • Recordatorios a clientes • Programación automática de citas. • Atención rápida de desembolsos evitando quejas en entes de control • Rendición de cuenta a clientes (envió de informes) |
| Abastecimiento | • Procesamiento automático de pedidos • Reporte automático de alertas de abastecimiento • Generación automática de reportes de consumo. • Operación según planificación de la demanda |
| Procesos core | • Gestión de inventarios • Gestión de fletes • Procesamiento de devoluciones |
El objetivo del RPA es Des – Robotizar el talento para Generar valor y reducir los costos de operación
Algunas plataformas para automatizar
Líder mundial en automatización inteligente y RPA | Automation Anywhere
Plataforma de Automatización – Empresa líder en RPA | UiPath
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